Productividad: ¿Quieres ser más eficaz en el trabajo? Adopta la técnica japonesa de las 5 “S”

Sois muchos los que durante el verano disponéis de más tiempo para, además de descansar, reflexionar sobre qué aspectos podéis mejorar en vuestro negocio y un elemento fundamental, en especial si se trabaja de forma autónoma, es la productividad. Porque, seamos realistas, la soledad del autónomo o freelancer hace que, en muchas ocasiones, baje nuestro rendimiento y seamos menos eficaces a la hora de desempeñar nuestras tareas.

Los motivos son variados: las distracciones, un lugar de trabajo poco adecuado, la ausencia de un horario reglado o la falta de comunicación con otros profesionales o los tradicionales “compañeros” que nos sitúan fuera de un ambiente de trabajo y, en ocasiones, nos hacen caer en la atonía e, incluso, la desidia.

Y pese a que son infinidad las listas de consejos a las que puedes acceder en un solo click para aumentar tu productividad, hoy nosotros queremos darte a conocer una que, por su simplicidad y su eficacia, seguro podrás adoptar, sea cual sea tu sector de actividad o condiciones de trabajo.

Se trata de la técnica japonesa de las 5 “S”, basada en 5 principios simples: clasificación y descarte, organización, limpieza, higiene y visualización, y disciplina y compromiso. El nombre viene dado porque, en japonés, cada término comienza por “S” y, sin caer en demasiados tópicos ni estereotipos, nadie duda de que la cultura japonesa es una de las más efectivas a la hora de llevar a cabo las tareas de forma eficaz. Veamos a continuación cómo aplicar éstos principios para mejorar tu rendimiento:

1. Clasificación y descarte (Seiri):

Significa separar las cosas necesarias y las que no la son manteniendo las cosas necesarias en un lugar conveniente y en un lugar adecuado. En este sentido, debemos preguntarnos:

  • ¿Qué debemos tirar?
  • ¿Qué debe ser guardado?
  • ¿Qué deberíamos reparar?
  • ¿Qué debemos vender?

Elimina todo lo que no sea necesario para trabajar. Evita, por ejemplo, tener a mano distracciones como el uso del teléfono móvil para asuntos personales. Otra buena práctica sería,  colocar en un lugar determinado todo aquello que va ser descartado.

2. Organización (Seiton):

El orden es clave. Mantener tu puesto de trabajo ordenado invita a la concentración, lo que te permitirá realizar tus tareas en menor tiempo e incurriendo en un menor número de errores (que luego no deberás subsanar).

La organización es el estudio de la eficacia. Es una cuestión de cómo de rápido uno puede conseguir lo que necesita y cómo de rápido puede devolverla a su sitio nuevo. Cada cosa debe tener un único, y exclusivo lugar donde debe encontrarse antes de su uso, y después de utilizarlo debe volver a él. Todo debe estar disponible y próximo en el lugar de uso.

3. Limpieza para la productividad (Seiso):

Un lugar de trabajo sucio o que no reúna las condiciones necesarias para desempeñar tus tareas con comodidad harán que baje tu productividad. Para ello es conveniente preguntarse:

  • ¿Crees que realmente puede considerarse como “Limpio”?
  • ¿Cómo crees que podría mantenerlo Limpio siempre?
  • ¿Qué utensilios, tiempo o recursos necesitarías para ello?
  • ¿Qué crees que mejoraría el grado de Limpieza?

4. Higiene y visualización (Seiketshu)

Una técnica muy usada es el “visual management”, o gestión visual. Esta Técnica se ha mostrado como sumamente útil en el proceso de mejora continua. Entre las ventajas de mantener un espacio higiénico y visualmente saludable encontramos:

  • Mayor facilidad para seguridad y el desempeño de las labores
  • Se evitan daños en la salud
  • Mejora la imagen de la empresa
  • Se leva el nivel de satisfacción y motivación

5. Compromiso y disciplina (Shitsuke)

Aunque parece obvio, la fuerza de voluntad y la disciplina a la hora de ejecutar tareas, por muy engorrosas que se nos antojen, son vitales a la hora de aumentar nuestra productividad.

Por disciplina se entiende que no es necesario que otras personas estén pendientes de nosotros para que realicemos las tareas pendientes, es la voluntad de hacer las cosas como se supone se deben hacer, lo que crea un entorno de trabajo cuya base son los buenos hábitos.

Se trata, en definitiva, de entrenarnos para romper con los malos hábitos y comenzar a poner en marcha buenas prácticas que nos ayuden a aumentar nuestra productividad  y eficacia como emprendedores, autónomos o freelancers.

¿Cuanto IRPF declara un autónomo ?

Antes de lanzarse a la aventura de montar un negocio, son muchos los futuros emprendedores que se preguntan “¿cúanto gana un autónomo?”. Aunque depende de la casuística de cada negocio o empresa, lo cierto es que, según los último datos, el 80% de los autónomos no llega ni a milereurista o, por lo menos, eso es lo que declaran en su IRPF.

Según datos ofrecidos por la Agencia Tributaria, antes de la crisis los autónomos declaraban de media 13.525 euros anuales de beneficios en 2007. Cinco años más tarde, la declaración del IRPF de 2012 y que se presenta en 2013 refleja que el importe se ha reducido hasta una media de 9.100 euros, la cifra más baja desde que la Agencia Tributaria inició en 2003 esta publicación estadística. Así, los rendimientos netos de los autónomos han caído un 33% en apenas 5 años.

Es innegable que la situación económica ha mermado los ingresos y beneficios de empresas y autónomos, en especial de aquellos que o bien están comenzado, o bien se encuentran en sectores que arrastran una profunda crisis desde 2008, véase la construcción, el transporte y, en especial, el pequeño comercio.

Pero algo que nos ha llamado especialmente la atención, basado en la experiencia, son losingresos de los nuevos autónomos, aquellos que, durante los últimos años, han optado por el autoempleo como alternativa a la falta de posibilidades en un mercado laboral que no ofrece oportunidades para todos. Así, los nuevos autónomos, por norma general, están ganando de media mucho menos que los autónomos que llevan años “en el negocio”.

¿Mileuristas por necesidad o por oportunidad?

La falta de experiencia o de planificación, la inviabilidad de la idea de negocio o la la juventud de algunos negocios que aún no han alcanzado “el punto de maduración” o el momento en el que se comienza a recuperar la inversión pueden justificar esta tendencia.

Pero tampoco podemos dejar pasar por alto el deterioro de la “cultura contributiva”, es decir, de declarar  lo que realmente se está ganando. En un contexto en el que el desprestigio de las instituciones públicas y la incertidumbre ante el futuro viven un momento de esplendor, cada vez son más los autónomos que, bien por necesidad, bien por la llamada “insumisión fiscal” tan en boga últimamente, bien porque, en definitiva, no están dispuestos a pagar los impuestos marcados por la legislación vigente, no declaran todas sus ganancias en las declaraciones del IRPF.

De hecho, por lo visto, autónomos y emprendedores constituyen una importante bolsa de fraude para el Ejecutivo, que con la última Reforma Fiscal ha decidido limitar aún más a los autónomos que tributan por el régimen de módulos, una tendencia que comenzó hace apenas un par de años y que con la última medida dejará fuera del régimen a más de 300.000 profesionales (todos aquellos que no facturen directamente a cliente final), para evitar la emisión de facturas falsas.

No obstante, y pese a los factores económicos, la falta de madurez del mercado de los nuevos emprendedores o el posible fraude fiscal, ser autónomo y mileurista es una realidad por la que atraviesan 8 de cada 10 trabajadores independientes en España, una cifra tan alta como alarmante.

Ahora que, por primera vez desde el inicio de la crisis parece que se comienza a crear empleo o que se ponen en marcha más empresas y negocios de forma autónoma, es hora de poner foco no tanto en la cantidad, si no en la calidad y la sostenibilidad del nuevo mapa laboral, empresarial y productivo que estamos construyendo.

Una labor que, obviamente, está en la mano de quiénes diseñan e implementan políticas económicas y de empleo, pero que sólo pueden sustentarse con la colaboración de quiénes formamos parte de este nuevo paradigma económico y laboral.

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